eventundco 04*2014 event player 27 aufgebauten System konkurrieren mit vielen weiteren „interessanten“ Ansätzen. Der Kreativität bei der Entwicklung innovativer Abrechnungsmodelle sind offenbar keine Grenzen gesetzt. Aus der Innensicht betrachtet, mag das unter Umständen Sinn machen. Für Kunden wird Teilnehmermanagement zu einem undurchschaubaren Dickicht. Höchste Zeit, die Lösungen für Teilnehmermanagement näher zu erläutern. Chancen, Möglichkeiten und Grenzen einzelner Systeme Bei der Einordnung der Dienstleistung Teilnehmermanagement unterscheiden Branchen- Profis zunächst folgende Frage: kaufen oder mieten? Miet-Varianten für Teilnehmermanagement – oftmals auch als Software-as-a-Service-Lösungen bezeichnet – sind häufig schon in Basis-Versionen erhältlich. Die webbasierte Software ist schnell verfügbar und meist zum Festpreis zu erhalten. Als Gegenwert erhalten die Kunden eine bewährte Infrastruktur deren Möglichkeiten aber Grenzen gesetzt sind. Individualisierungen wie Brandings oder die nachträgliche Erweiterung um einzelne Funktionen sind – sofern überhaupt möglich – meist ebenso kostpflichtig wie Support Leistungen. Kauf-Systeme bieten mehr Möglichkeiten. Sie werden passgenau an die Kunden-Bedürfnisse angepasst. Durch den Einsatz webbasierter Lösungen kann vollständig auf die Integration in die hauseigene IT verzichtet werden. Einschränkungen in Bezug zum variablen Einsatz sind systemimmanent. Prädestiniert sind Kauf-Systeme für Kunden, die mehrere Veranstaltungen ähnlichen Typs im Jahr durchführen. Der bevorzugte Workflow lässt sich dann mehrfach nutzen. Der Support wird in der Regel vor Ort angeboten. Individuelle Projektlösungen Kunden, die besonderen Wert auf größtmögliche Gestaltungsfreiheit legen, sind mit individuellen Projektlösungen bestens bedient. Die Anbieter der ebenfalls webbasierten Lösungen entwickeln für das jeweilige Event ein eigens konfiguriertes System, das alle erforderlichen Parameter der Veranstaltung abbildet. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entsteht so ein maßgeschneidertes Tool für präzises Teilnehmermanagement, das keine Wünsche offenlässt und im Zweifelsfall von einem ausgezeichneten Support profitiert. Auf die Frage, welche der drei vorgestellten Lösungen die beste ist, lässt sich keine pauschale Antwort geben. Basierend auf unterschiedlicher Technik, funktionieren alle drei Systeme gut und haben nicht zuletzt deswegen eine Existenzberechtigung. Bei der Wahl sollten deswegen praktische Erwägungen in die Entscheidung einbezogen werden: Verfügen Sie über personelle Kapazitäten, um den Aufwand mit eigenem Personal zu bewältigen? Organisieren Sie oft ähnliche Events? Macht ein standardisierter Workflow Sinn? Wenn Sie diese Fragen mit „Nein“ beantworten, dann sind individuelle Projektlösungen eine gute Wahl. Je größer Ihr Interesse an persönlichen Informationen der Gäste ausgeprägt ist, desto besser sind Sie mit den vielfältigen Optionen zur Konfiguration des Systems bedient. Für die beiden anderen Lösungen gilt: Können Sie mit einem schlanken System ohne großartige Möglichkeiten der Individualisierung leben, dann passen Software-as-a-Service-Lösungen. Und wenn es ein wenig mehr sein darf, dann leisten Kauf-Systeme gute Dienste. HINTERGRUND Guest-One GmbH Zusammen mit Oliver Maître und Thomas Küfner leitet Marcel Schettler als Geschäftsführer die Geschicke von Guest-One. Mit 23 festangestellten Mitarbeitern zählt Guest-One zu den größten Dienstleistern im Bereich Teilnehmermanagement. Das Unternehmen mit Sitz in Wuppertal verfügt über eine mehr als 20-jährige Erfahrung in der Veranstaltungsbranche und betreut heute jährlich rund 150 Veranstaltungen wie Events, Messen, Roadshows, Testfahr-Aktionen oder Galas mit bis zu 5.000 Gästen. Weitere Informationen unter www.g1.de
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